RESUME MANAJEMEN UMUM
Pertemuan I
Pengantar Manajemen
- Pengertian dasar manajemen
Menurut Stoner dan Wankel
Manajemen adalah suatu proses mengelola mulai dari merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan
Menurut James A.S. Stoner
P : PLANNING
O : ORGANIZING
L : LEADING
C : CONTROLING
Menurut George R. Terry
P : PLANNING
O : ORGANIZING
A : ACTUATING
C : CONTROLING
- Mengapa Perlu Manajemen :
- Mencapai tujuan
- Menjaga keseimbangan diantara tujuan yang saling bertentangan
- Mencapai efisiensi (melakukan sesuatu dengan benar) dan efektivitas (kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat untuk mencapai tujuan)
- Manajemen sebagai Ilmu dan Seni :
- Manajemen sebagai ilmu : manajemen yang berusaha secara sistematis untuk memahami manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerja sama lebih bermanfaat bagi kemanusiaan
- Manajemen sebagai seni : seni di dalam menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain
- Manajemen sebagai profesi menurut Edgar H.S. terdapat 3 kriteria :
1. Para profesional membuat keputusan atas dasar prinsip umum
2. Para profesional mendapatkan status karena mencapai standar prestasi kerja
3. Para profesional ditentukan oleh kode etik, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi kliennya
- Organization
- A systematic arrangement of people brought together to accomplish some specific purpose applies to all organization
- Common characteristic :
a. Goals
b. Structure
c. People
- Sumber Daya dalam Organisasi :
a) Money
b) Methods
c) Material
d) Macine
e) Man
- Keberhasilan organisasi :
- Mampu tidaknya manajer menjalankan fungsi manajemennya
- Tersedianya tenaga operasional yang terampil sesuai dengan bidangnya
- Tersedianya anggaran yang memadai
- Tersedianya sarana dan prasarana kerja
- Adanya mekanisme kerja yang sesuai
- Iklim kerja yang positif
- Peran manajer
- Peran antar pribadi
- Peran keputusan
- Peran informasional
- Tantangan manajemen :
- Persaingan dan perekonomian global
- Perlunya memiliki visi
- Etika dan tanggung jawab social
- Perubahan informasi dan teknologi
- Nilai dalam bekerja dan hak individual
Pertemuan II
Lingkungan Organisasi
Individu atau kelompok secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi cara sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya. Lingkungan selalu berubah sehingga dapat menentukan cara atau pendekatan yang akan menjaga dan mengembangkan operasi organisasi.
Pengaruh lingkungan terhadap organisasi adalah dapat mengidentifikasi, menganalisa, mengevaluasi, mendiagnosa dan bereaksi terhadap kekuatan lingkungan baik berupa kesempatan, resiko, maupun ancaman yang mempunyai pengaruh pada operasi organisasi.
Lingkungan di bagi 2:
- Lingkungan internal : variabel yang ada di dalam organisasi tetapi biasanya tidak dalam pengendalian jangka pendek dari manajemen puncak
Yaitu :
1. Struktur : cara bagaimana perusahaan diorganisasikan yang berkenaan dengan komunikasi, wewnang, dan arus kerja
2. Budaya : selumpulan keyakinan, harapan, dan nilai yang dipelajari dan dibagikan oleh anggota-anggota organisasi dan disampaikan dari satu generasi ke generasi lainnya
3. Sumber daya : aset yang merupakan bahan baku bagi produksi barang dan jasa organisasi meliputi karyawan, fasilitas organisasi dll
4. Pemegang saham : individu atau organisasi yang ikut serta memiliki satu atau lebih saham perusahaan
Fungsi penting budaya bagi organisasi :
Ø Memberikan nuansa identitas bagi karyawan
Ø Membantu menimbulkan komitmen karyawan terhadap sesuatu yang lebih besar dari diri mereka sendiri
Ø Menambah stabilitas perusahaan sebagai suatu sistem sosial
Ø Adalah kerangka referensi bagi karyawan agar digunakan untuk menerima berbagai kegiatan organisasi dan juga sebagai pedoman bagi perilaku yang tepat
- Lingkungan eksternal : pihak yang mempengaruhi aktivitas organisasi dari luar organisasi tersebut. Dan dibagi lagi menjadi dua, yaitu lingkungan eksternal mikro dan lingkungan eksternal makro
LINGKUNGAN EKSTERNAL MIKRO
1. Pesaing : dengan memahami limgkungan persaingan, yang dihadapi organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya sehingga dapat mengoptimalkan operasinya
2. Pelanggan : mengantisipasi perubahan perilaku pasar atau langganan dan mengarahkan pengalokasian sumber daya sesuai kebutuhan langganan
3. Pasar tenaga kerja : kemampuan menarik dan mempertahankan personalia yang cakap merupakan prasarat bagi perusahaan sukses
4. Lembaga keuangan : organisasi sangat bergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan
5. Para penyedia : pemenuhan kebutuhan bahan baku, pembantu, pelayanan, energy, peralatan,dll dan biasanya organisasi berhubungan dengan para penyedia melalui agen atau manajer pembelian
6. Perwakilan pemerintah : menetapkan peraturan seperti prosedur perijinan, pembatasan,dll
LINGKUNGAN EKSTERNAL MAKRO
1. Teknologi
2. Ekonomi
3. Politik-hukum
4. sosialkultural
Ketidakpastian Lingkungan :
Ø Lingkungan dinamis : jika komponen dalam lingkungan sering berubah
Ø Lingkungan stabil : jika komponen dalam lingkungan organisasi berubah tetap minimum
Mengelola Hubungan
Ø Stekholder adalah semua unsure dalam lingkungan yang dipengaruhi oleh keputusan dan kebijakan organisasi dan yang dapat dipengaruhi organisasi
Ø Cara mengelola hubungan :
1. Mengenali stekholder organisasi
2. Menentukan kepentingan/perhatian terhadap stekholder
3. Seberapa menentukan stekholder bagi keberhasilan organisasi
4. Menentukan pendekatan khusus pada para stekholder
Pertemuan III
Planning
- Tujuan Organisasi
1. Pernyataan yang menterjemahkan tentang misi
2. Sifatnya masih global
- Tujuan Organisasi Berfungsi sebagai
1. Pedoman bagi kegiatan
2. Sumber legitimasi
3. Standar pelaksanaan
4. Sumber motivasi
5. Dasar rasional pengorganisasian
- Penetapan Tujuan yang Baik
1. Spesifik : jelas apa yang ingin dicapai
2. Realistis : bisa dicapai
3. Terukur : memiliki ukuran tertentu untuk menentukan keberhasilannya
- Pengertian Planning menurut Robbins dan Coulter
Planning adalah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.
- Tujuan dalam Proses Perencanaan
1. Tujuan (GOALS) pada dasarnya hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi
2. Rencana (PLANS) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi tentang bagaimana tujuan akan dicapai
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
2. Memudahkan pemahaman manajer terhadap keseluruhan gambaran kegiatan
3. Pembagian tanggung jawab lebih cepat
4. Dapat memberikan perintah dengan tepat
5. Memudahkan koordinasi antar bagian organisasi
6. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti
- Kelemahan Planning
1. Pekerjaan yang terjakup dalam perencanaan mungkin berlebihan dalam pelaksanaan nyata
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. Membatasi inisiatif dan inovatif
4. Cara pelaksanaan perencanaan kadang tidak konsisten
- Syarat Planning
1. Factual dan realistis
2. Logis dan rasional
3. Fleksibel
4. Komitmen
5. Menyeluruh
- Strategi Planning
1. Suatu proses dimana manajemen puncak sebuah perusahaan menggambarkan masa depan organisasinya dan mengembangkan prosedur serta pelaksanaannya untuk mencapai masa depan tersebut
2. Berhubungan dengan visi, misi, dan tujuan organisasi
- Tahapan Planning
1. Menentukan tujuan
2. Merumuskan keadaan saat ini
3. Mengidentifikasikan kemudahan dan hambatan
4. Mengembangkan rencana untuk pencapaian tujuan
- Planning yang Baik
1. Mempunyai kegunaan (fleksibel dan berkesinambungan)
2. Ketepatan dan objektivitas
3. Ruang lingkup yang luas( mencakup apa saja yang berhubungan dengan kegiatan)
4. Efektifitas biaya
5. Akuntabilitas (tanggung jawab perencanaan dan implementasi)
6. Ketepatan waktu
- Hambatan Planning yang Efektif
1. Ketidaksediaan dan ketidakmampuan perencana untuk melakukan kegiatan perencanaan
2. Keengganan para anggota organisasi untuk menerima perencanaan dan dampak perubahan yang ditimbulkan
Pertemuan IV
Proses Perencanaan (lanjutan)
Asal masalah:
1. Pengalaman masa lalu
2. Ketidaksesuaian dengan rencana
3. Dari orang lain
4. Prestasi pesaing
Decision Making Process
Step 1 – Identifying a Problem
- Masalah :
Perbedaan antara yang belum dan sudah ada. Untuk mengidentifikasi masalah, manajer harus mengenali dan memahami masalah tersebut
- Karakteristik Masalah :
1. Suatu masalah menjadi masalah ketika seorang manajer menjadi sadar akan hal itu
2. Ada tekanan untuk memecahkan masalah
3. Manajer harus memiliki kewenangan, informasi, maupun sumber daya yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah
Step 2 – Identifying Decision Criteria
- Biaya yang akan dikeluarkan (investasi yang dibutuhkan)
- Adanya risiko (kemungkinan kegagalan)
Step 3 – Allocating Weights to the Criteria
- Kriteria keputusan yang tidak sama pentingnya :
1. Menetapkan bobot untuk setiap item
2. Menempatkan item dalam urutan prioritas yang benar pentingnya
Step 4 – Developing alternatives
- Mengidentifikasi masalah yang layak
Alternatif yang mendenngarkan (tanpa evaluasi) yang dapat memecahkan masalah
Step 5 – Analyzing Alternatives
- Menilai kekuatan masing-masing alternative dan kelemahan : setian alternative harus kritis dianalisis dengan mengevaluasi melawan criteria dalam langkah 2 dan 3
Step 6 – Selecting an Alternative
- Memilih alternative yang terbaik
Pilihan alternative adalah yang memiliki total bobot tertinggi
Step 7 – Implementing the alternative
- Alternative yang dipilih harus dilaksanakan oleh komunikasi efektif, keputusan untuk individu yang akan terpengaruh oleh itu dan memenangkan komitmen mereka untuk keputusan
Step 8 – Evaluating Decision Effectiveness
- Langkah terakhir dalam proses pengambilan keputusan untuk menentukan apakah masalah telah diselesaikan atau tidak
Tipe dari Masalah dan Keputusan
ð Structured Problems and Programmed Decision
- Structured Problems
1. Melibatkan tujuan yang jelas
2. Mudah dan benar-benar didefinisikan – informasi tentang masalah tersebut tersedia dan lengkap
3. Akrab (telah terjadi sebelumnya)
- Programmed Decision
1. Policy
2. Procedure
3. Rule
ð Unstructured Problems and Nonprogrammed Decision
- Unstructured Problems
1. Masalah yang baru atau tidak biasa dan untuk mana informasi yang ambigu atau tidak lengkap
2. Masalah yang akan membutuhkan kustom – solusi yang dibuat
- Nonprogrammed Decision
1. Keputusan yang unik dan tidak berulang
2. Keputusan yang menghasilkan tanggapan unik
Decision – Making Condition
1. Certainty
2. Risk
3. Uncertainty
Pengambilan Keputusan yang Efektif
1. Memahami perbedaan budaya
2. Tau kapan saatnya berhenti
3. Gunakan proses pengambilan keputusan yang efektif
Karakteristik dari Suatu Pengambilan Keputusan yang Efektif
1. Berfokus pada apa yang penting
2. Logis dan konsisten
3. Mengakui baik berpikir subjektif, objektif, dan menyatu dengan pemikiran analitis intuitif
4. Hanya memerlukan informasi sebanyak dan analisis seperti yang diperlukan untuk menyelesaikan dilemma tertentu
5. Mendorong dan panduan pengumpulan informasi yang relefan dan pendapat informasi
6. Mudah, handal, mudah digunakan, dan fleksibel
Pertemuan 5
Pengorganisasian
- merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur tugas-tugas diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien
- Tujuan Pengorganisasian
- Membagi pekerjaan yang harus dilakukan ke sejumlah departemen
- menetapkan garis wewenang
- mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi
- Faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi :
- Strategi Organisasi
- Skala Organisasi
- Teknologi
- Lingkungan
- Empat Pilar Pengorganisasian
- Pembagian kerja
- pengelompokkan pekerjaan
- Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi
- Penentuan mekanisme untuk mengintegrasikan aktifitas antar bagian dalam organisasi
- 3 Macam saling ketergantungan
- Menyatu
- Berurutan
- Timbal balik
- Pendekatan untuk Koordinasi yang Efektif
- Hanya menggunakan teknik manajemen dasar
- Meningkatkan koordinasi potensial
- Mengurangi kebutuhan akan koordinasi
